Die Facility-Management-Ausschreibung bezieht sich auf den Prozess, bei dem das technische Asset-Management, ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung einen Vertrag für Facility-Management-Dienstleistungen vergibt. Facility Management umfasst eine breite Palette von Aufgaben, die darauf abzielen, die effiziente und reibungslose Funktionsweise von Gebäuden und Anlagen sicherzustellen.
Hier sind einige Schritte und Aspekte, die bei einer Facility-Management-Ausschreibung berücksichtigt werden:
Bedarfsanalyse: Das technische Asset-Management analysiert ihre Anforderungen an das Facility Management. Dies kann die Wartung von Gebäuden, technischen Anlagen, Sicherheitsdienste, Reinigungsdienste, Catering, Abfallmanagement und andere Dienstleistungen umfassen.
Erstellung der Ausschreibungsunterlagen: Das technische Asset-Management erstellt detaillierte Ausschreibungsunterlagen, die alle relevanten Informationen zu den benötigten Dienstleistungen, Qualifikationsanforderungen, Vertragsbedingungen, Leistungskriterien, Fristen und anderen relevanten Aspekten enthalten. Buero Oliver führt eine Objekt und Anlagenaufnahme durch, hier werden digitale Grundrisse in ein Programm hochgeladen und alle relevanten Anlagen verortet und fotografisch festgehalten. Somit könne die Dienstleister einfach und detailliert den Leistungsumfang vor der Objektbegehung erfassen.
Veröffentlichung der Ausschreibung: Die Ausschreibungsunterlagen werden öffentlich bekannt gemacht, um potenzielle Dienstleister dazu aufzufordern, Angebote einzureichen. Dies kann über öffentliche Ausschreibungsportale, direkte persönliche Anfragen an Unternehmen oder auf der eigenen Unternehmenswebsite erfolgen. Bei Buero Oliver bekommen alle Dienstleister den Zugriff auf den digitalen Zwilling des Objektes und einen Datenraumzugang.
Angebotsphase: Interessierte Unternehmen reichen ihre Angebote gemäß den Vorgaben der Ausschreibung ein. Diese Angebote enthalten in der Regel Informationen zu den angebotenen Dienstleistungen, den Preisen, der Qualifikation des Unternehmens und anderen relevanten Details. Des weiteren hat jede interessierte Partei die Möglichkeit, eine Objektbegehung durchzuführen.
Bewertung der Angebote: Die eingegangenen Angebote werden von der ausschreibenden Organisation bewertet. Kriterien können dabei Kosten, Erfahrung und Qualifikation der Anbieter, angebotene Leistungen, Referenzen und andere Faktoren sein.
Vergabe des Auftrags: Nach Abschluss der Bewertung wird der Zuschlag an den bevorzugten Anbieter vergeben. Dieser erhält den Vertrag für die Bereitstellung der Facility-Management-Dienstleistungen.
Vertragsverhandlung und -abschluss: Der ausgewählte Dienstleister verhandelt die Vertragsbedingungen mit der ausschreibenden Organisation. Nach erfolgreichen Verhandlungen wird der Vertrag unterzeichnet.
Umsetzungsphase: Der beauftragte Dienstleister beginnt mit der Umsetzung der vereinbarten Facility-Management-Dienstleistungen gemäß den Vertragsbedingungen.
Die Facility-Management-Ausschreibung ist somit ein strukturierter Prozess, um die besten Dienstleister für die Verwaltung und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen zu finden. Dies gewährleistet, dass die Bedürfnisse der Organisation effektiv erfüllt werden und die Facility-Management-Dienstleistungen den höchsten Standards entsprechen.
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